Reunions eficaces amb el personal.

Les reunions amb el personal, són sempre eficaces?

Fa temps que he de fer una reunió amb les auxiliars, però la vaig posposant perquè, mira, l'agenda està al màxim! A més, tinc la sensació que són una pèrdua de temps, perquè vam començar a parlar, i parlar, i tothom comenta coses i al final no vam concretar res. Conclusió: He deixat de fer-les.

Tot i que aquesta pot ser la sensació més general sobre les reunions amb el personal, dur-les a terme té molta més importància que la que suposem.

Planificar l'agenda de la setmana. Organitzar les intervencions i assegurar-se tenir el material que es necessita. Conèixer les incidències amb els pacients i acordar com procedir en casos similars. Revisar el funcionament de la setmana anterior. Comentar els temes que necessiten millorar. Saber què pensen les auxiliars i prendre el pols a l'ambient de la clínica. Planificar les vacances i festes locals.

Realment, adquirir l'hàbit de realitzar reunions periòdiques amb el personal només és qüestió de prendre dues decisions:

• Proposar-s'ho.
• Bloquejar l'agenda.

El primer pas requereix fer una llista amb els temes a tractar, preparar-los per endavant i pensar com es volen abordar i què es vol aconseguir amb això. No improvisar. Tampoc voler abordar tots els temes que tenim pendents des de fa temps. Convé homogeneïtzar els temes a tractar i establir l'ordre en què es presentaran ia debatre. Això evitarà desorientar els assistents.

Establir la reunió com un pacient més. És a dir, bloquejar l'agenda el dia i hora que s'estableixin. Recomanem que sigui sempre el mateix dia a la mateixa hora (dilluns a primera hora del matí, per exemple). No cal més de mitja hora per conduir una reunió preparada.

La gestió de la reunió s'ha de fer amb dinamisme, tractant els punts sense entretenir-se massa en ells, facilitant la paraula, però conduint la reunió per la línia traçada, sense desviacions. I, finalment, és convenient prendre notes i anotar els punts que no han estat resolts en la reunió.

Amb aquestes reunions s'aconsegueixen diversos objectius:

• Comunicar els temes d'una vegada i per a tots de la mateixa manera (no hi ha diferents interpretacions).
• Planificar l'agenda de manera que tothom estigui alineat amb el que es va a fer.
• Posar en comú i millorar aquells aspectes que creiem que podrien funcionar millor. La solució, en ser participada per tots els assistents garanteix la seva execució.
• Conèixer el punt de vista de les auxiliars, sobre aquells aspectes organitzatius, de procediment, de gestió de l'agenda, de comunicació amb els pacients, etc. que no se'ns havien ocorregut.
• I, sobretot, crear equip posant en comú èxits i dificultats, fent partíceps a tothom i comunicant els objectius.

Encara que sembli que les reunions no serveixen per a res, si són periòdiques, estan ben preparades, són àgils i participatives i es prenen seriosament, en poc temps es convertiran en imprescindibles per a la correcta gestió de la clínica. Començar pot semblar ardu, però el resultat mereix aquest esforç.

En ATEMA DENTAL estem al teu servei per acompanyar-te en aquest procés, acompanyar-te i ajudar-te a preparar i dirigir les reunions amb el personal.